Wissen einmal pflegen. Für Menschen und KI-Agenten.

Eine Arbeitsanweisung hilft einer Mitarbeiterin bei ihrer Aufgabe. Dieselbe Anweisung kann einem KI-Agenten vorgeben, welche Bedingungen er beachten soll. In PULSE greifen beide auf dieselbe gepflegte Wissensgrundlage zu. Die fachliche Änderung wird einmal vorgenommen und ist damit auch für die KI-Nutzung verfügbar.

Dazu gehört der Zusammenhang: Zu welchem Prozess gehört die Anweisung? An welchem Schritt wird sie benötigt? Welche Rolle trägt die Verantwortung? PULSE verbindet das Wissen mit diesen Angaben. So lässt sich eine Regel aus der jeweiligen Aufgabe heraus finden und einordnen.

Im Alltag fällt eine notwendige Änderung häufig beim Durchgehen eines Prozesses auf. Vielleicht ist eine Freigabegrenze überholt, eine Zuständigkeit hat gewechselt oder eine Anleitung passt nicht mehr zum Arbeitsschritt. In PULSE könnt ihr das zugehörige Wissen direkt aus diesem Zusammenhang heraus aufrufen und bearbeiten.

Der Einstieg kann ebenso über die Wissensübersicht, eine verknüpfte Rolle oder ein System erfolgen. Dahinter steht derselbe Wissenseintrag. Wird er aktualisiert und veröffentlicht, ist der neue Stand überall verfügbar, wo dieser Eintrag verknüpft ist. Das verringert die Mehrfachpflege und macht sichtbar, für welche Aufgaben die Änderung relevant ist.

Auch der Prozess selbst lässt sich weiterentwickeln: Ändern sich Schritte, Zuständigkeiten oder die Zuordnung einer Anleitung, pflegt ihr diese Zusammenhänge im selben Unternehmenskontext. Menschen und Agenten erhalten dadurch sowohl den Inhalt als auch seine Einordnung in den Ablauf.

In unseren PULSE-Demonstrationsdaten wird die Freigabegrenze im Vertrieb von 25.000 auf 50.000 Euro Nettowert angehoben. Bis einschließlich 50.000 Euro prüft der Vertrieb eigenverantwortlich. Darüber braucht das Angebot die Freigabe der Vertriebsleitung.

1. Die verantwortliche Person passt die Richtlinie in PULSE an und veröffentlicht die neue Version.
2. Im Prozess Angebotsfreigabe bleibt dieselbe Richtlinie verknüpft. Dort ist jetzt der neue Stand verfügbar.
3. Ein angebundener Agent ruft für seine Aufgabe die veröffentlichte Richtlinie mit ihrem Prozessbezug ab. Die neue Grenze ist damit Teil seiner Arbeitsgrundlage.

Bei einem Angebot über 40.000 Euro wird der Unterschied greifbar: Nach der alten Betragsregel war die Vertriebsleitung nötig. Nach der neuen prüft der Vertrieb eigenverantwortlich. Genau diese Änderung sollen Mitarbeitende und Agenten aus der gemeinsamen Grundlage entnehmen können.

Das Beispiel veranschaulicht die Regeländerung anhand unserer Demodaten. Für die praktische Prüfung eignet sich ein Fall wie dieser, bei dem sich das erwartete Ergebnis tatsächlich ändert. Zur Antwort gehört der Verweis auf die passende veröffentlichte Version.

Der Rundgang zeigt, wie Richtlinie, Prozess und zuständige Rolle zusammenkommen. Die Angebotsfreigabe in PULSE ansehen

Damit die gemeinsame Grundlage verlässlich bleibt, muss eine Änderung fachlich eingeordnet sein. Eine neue Anweisung kann bereits vorbereitet werden, obwohl sie erst im nächsten Monat gelten soll. Für einen älteren Vorgang kann weiterhin die frühere Regel maßgeblich sein.

• Version: Was wurde gegenüber dem bisherigen Stand geändert?
• Geltung: Ab wann und für welche Fälle ist die Regel anzuwenden?
• Verantwortung: Wer prüft den Inhalt, gibt ihn frei und klärt offene Fragen?

PULSE unterstützt die Pflege mit Versionen, dem Vergleich von Änderungen und der Veröffentlichung des abgestimmten Stands. Die fachlich Verantwortlichen halten fest, wann und wo dieser Stand gilt. Damit können sowohl Mitarbeitende als auch angebundene Agenten die Grundlage für einen konkreten Fall nachvollziehen.

Hier liegt der Nutzen der Verbindung: Wenn eure Fachbereiche Regeln, Anleitungen und Prozessbezüge in PULSE aktuell halten, pflegen sie damit zugleich die Grundlage für die Arbeit mit KI. Das Wissen wird im Unternehmen verständlich bearbeitet und steht den angebundenen Agenten für ihre Aufgaben zur Verfügung.

Ein externer Agent erhält dafür Zugriff auf die benötigten PULSE-Inhalte. Ihr legt fest, welche Quellen er nutzen darf und welche Aufgaben er übernehmen soll. Beim Abruf seines Arbeitskontexts steht ihm der veröffentlichte Stand über diese Anbindung zur Verfügung.

Beginnt mit einem Ablauf, in dem sich Regeln regelmäßig ändern. Verknüpft die benötigten Wissenseinträge, benennt die Verantwortlichen und richtet den Zugriff für euren Agenten ein. Prüft bei der nächsten Änderung, ob die neue Grundlage im Prozess und in der Agentenantwort ankommt.