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Kontext-Inventur: aus einer Ablageliste eine brauchbare Zuordnung machen
Eine Zeile verbindet eine Quelle mit ihrer Verwendung an einem Prozessschritt. So füllt ihr die Excel-Vorlage aus, ohne ungeklärte Angaben zu verstecken.
In diesem Beitrag
„Vertrieb – Richtlinien – SharePoint“ beschreibt einen Ablageort. Für die Arbeit bleibt offen, welche Richtlinie gemeint ist, wofür sie gebraucht wird und wer ihre Verwendung prüft. Die Kontext-Inventur setzt deshalb bei einer einzelnen Beziehung an: eine Quelle an einem konkreten Prozessschritt.
Kontext-Inventur herunterladen
Excel · Leere Inventur für 20 Beziehungen, separates Demonstrationsbeispiel und Anleitung. Erweiterbar, ohne Registrierung.
Excel-Datei herunterladenEine Zeile am Beispiel lesen
Das separate Beispielblatt der Vorlage verwendet fiktive Daten zur Angebotsfreigabe. Daraus lässt sich ablesen, wie die Felder zusammenspielen:
Die ersten Felder beschreiben die Verwendung; die weiteren machen ihren Stand und ihre Verantwortung prüfbar. Für euren eigenen Eintrag ersetzt ihr den allgemeinen Quellenort durch einen eindeutigen Link oder eine Dokument-ID. Ein Ordnername allein reicht dafür nicht.
Drei Stellen, an denen Ausfüllen Urteil braucht
Eine Quelle an zwei Prozessschritten kann zwei Zeilen brauchen. Die Anleitung mag dieselbe sein; ihre Verwendung und die zuständigen Personen können sich unterscheiden. Mehrere Quellen in einer Sammelzeile erschweren dagegen das Prüfen und Filtern.
„Fachverantwortung“ sollte eine tatsächlich zuständige Person oder eindeutig besetzte Rolle benennen. Wenn Inhalt und Verwendung unterschiedliche Verantwortliche haben, macht diese Unterscheidung im Feld kenntlich oder ergänzt passende Spalten. Die Vorlage hat dafür zunächst ein gemeinsames Feld.
„Letzte Prüfung“ wird erst nach einer Prüfung ausgefüllt. Das Datum, an dem jemand den Link eingetragen hat, ist kein Ersatz. Bei „Geltung / Stand“ haltet ihr fest, für welche Fälle die Quelle gilt und welcher Stand gemeint ist; ungeklärte Angaben bleiben offen.
Die offene Zeile ist oft die nützlichste
Das Inventurblatt enthält 20 leere Beziehungszeilen. Ihr könnt die Excel-Tabelle erweitern und nach Verantwortung oder offenen Aufgaben filtern. Das Beispielblatt bleibt separat. Führt die Datei an einem vereinbarten Ort, damit nicht mehrere unabhängig gepflegte Inventuren entstehen.
Bei einer Quellenänderung prüft ihr ihre Verwendungen; bei einer Prozessänderung die dort verwendeten Quellen. Diese zwei Richtungen geben der Inventur ihren praktischen Wert. Wenn die Beziehungen später in PULSE gepflegt werden, vereinbart den führenden Ort und beendet eine unnötige parallele Pflege.
Der Einführungsleitfaden zeigt, wie ihr die ersten Beziehungen gemeinsam mit den beteiligten Rollen erarbeitet. Mit einer Serviceübergabe beginnen
Quellen & Einordnung
- Felix Drösel: Prozesse hier, Wissen dort
Grundlage der Zuordnung zwischen Quelle und Verwendung sowie der getrennten Prüfung von Inhalt und Kontext; 2. September 2026. Die Vorlage ist eine eigene Arbeitsunterlage von NEXTHORIZN.